Wie kann man ein einziges biometrisches Zugangskontrolle für die Zeiterfassung und die Zugangskontrolle nutzen?
Die Stadtverwaltung von Cologny beschäftigt 45 Mitarbeiter/innen an drei verschiedenen Standorten, verwaltet aber auch einen Gemeindesaal und weitere Gebäude. Sie hat sich für eine 2-in-1-Lösung entschieden, also eine Kombination aus Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit 35 biometrischen Zugangskontroll -Geräten, die mit Fingerabdrücken oder Ausweisen aktiviert werden können.
Die bezaubernde Schweizer Gemeinde Cologny liegt am Ufer des Genfer Sees im Kanton Genf und hat fast 6000 Einwohner. Der Gemeindevorstand und der Verantwortliche der Abteilung für IT und Dokumentation haben mit uns über ihre Gründe für ihre Entscheidung für die Software von Kelio gesprochen.
Kunden seit
2016
Besonderheit
Mitarbeiter können mit ihrem Fingerabdruck Türen öffnen und ihre Arbeitszeit stempeln
Kennzahlen
45 Mitarbeiter/innen
Projekttyp
Zeiterfassung und Erfassung von Aktivitäten / Zutrittskontrolle
IT-Verantwortliche
Der Anfangsbedarf der Gemeinde Cologny
Bevor sich die Gemeinde im Jahr 2016 für die Lösungen von Kelio entschied, verwendete sie bereits ein veraltetes Programm zur Zeiterfassung in Kombination mit Zutrittskontrolle. Nach einer Marktstudie und einer Ausschreibung fiel die Wahl auf Kelio.
Das europaweite Ansehen von Kelio, das mit seiner Schweizer Niederlassung eine regionale Verankerung besitzt, war ein überzeugender Aspekt, besonders hinsichtlich der Kenntnis von geltenden Rechtsvorschriften in der Arbeitswelt. Die Benutzerfreundlichkeit der Software sprach ebenfalls für unser Unternehmen, wie auch die Interaktivität der Terminals, die es der Gemeinde ermöglichte, völlig auf Papier zu verzichten.
Lösung des Problems
Mit Kelio sind die Prozesse für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement nun vollständig computergestützt, wodurch der Einsatz von Papier und manuelle Eingaben entfallen.
Um die Digitalisierung noch weiter voranzutreiben, ist dank des Einsatzes von biometrischen Verfahren nicht einmal mehr ein physischer Ausweis erforderlich. Darüber hinaus können die Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge direkt von den Terminals aus stellen. Sie können auch online über ihr HR-Portal Anträge auf Arbeit im Homeoffice stellen. Diese Anträge werden vom Abteilungsleiter freigegeben, die Erfassung erfolgt dann über dasselbe Webportal.
Die Teamleiter können die geplanten Abwesenheiten einsehen und erhalten so einen besseren Überblick über das Planungsmanagement. Die Personalabteilung ist effizienter, insbesondere dank der Möglichkeit, Workflows zu validieren und relevante Statistiken zu erstellen, die durch HR-Reporting für den Verwaltungsrat der Gemeinde generiert werden. Die Verwaltung hat ausserdem die Möglichkeit, monatliche Stundenaufstellungen per automatisierter E-Mail zu versenden, und auch der Empfang hat einen besseren Überblick über die anwesenden und abwesenden Mitarbeiter, und das in Echtzeit.
Wie die Einführung von Kelio die Zeiterfassung und die Zugangskontrolle in der Gemeinde verändert hat?
Die Einführung von Kelio war ein komplexer Prozess für die Gemeinde. Der Übergang vom alten zum neuen System erforderte eine sorgfältige Koordination, die vom Team von Kelio Schweiz gut gemeistert wurde. Mehrere Schritte waren erforderlich, darunter die Einrichtung der Arbeitszeiterfassung und des Zugriffs auf Gebäudeebene.
Die präzise Anpassung der Kelio-Einstellungen erwies sich als entscheidend, um den spezifischen Bedürfnissen der Gemeinde gerecht zu werden und eine sorgfältige und automatisierte Zeiterfassung zu ermöglichen. Die Systemumstellung wurde systematisch abgewickelt, angefangen mit der Einweisung, Beratung und Schulung der Abteilungsleiter, bis hin zur Öffnung für das gesamte Personal und den Empfang, um eine bessere Informationsweitergabe zu ermöglichen.
Die Vorteile der Verwendung von biometrischen Daten zur Zugangskontrolle und zur Zeiterfassung der Mitarbeiter/innen
« Es ist schwieriger, seinen Finger zu verlieren als seinen Ausweis, und auch versehentliche Entmagnetisierung der Karten ist kein Problem mehr. Im Zeitalter der Digitalisierung ist das für uns ein wichtiges Kriterium. » IT-Leiter
Während der Pandemie war die Verwendung von Ausweis und biometrischen Verfahren (Fingerabdruck) möglich, der Ausweis wurde jedoch bevorzugt. Nach der Pandemie erhielt die Biometrie den Vorzug, da sie weniger Probleme mit Fehlstempelungen mit sich bringt. Vier Personen hatten jedoch Schwierigkeiten mit der Biometrie: Eine Person hatte einen zu kleinen Finger und musste den Daumen verwenden, während die anderen in Bereichen (Landwirtschaft und Medizin) arbeiteten, in denen der Fingerabdruck häufig verfälscht wird. Man muss sich an die Verwendung von Biometrie gewöhnen, vor allem im Freien, wo die Bedingungen schwieriger sein können
Der technologische Fortschritt bei Smartphones hat die Akzeptanz dieser Methode für das Arbeitszeitmanagement erleichtert, da wir bereits daran gewöhnt sind, unsere Telefone mit unserem Finger oder unserem Gesicht zu entsperren.
Gemeindevorstand
Welche Ratschläge hat die Gemeinde Cologny für künftige Kelio-Manager?
Sowohl der Gemeindevortand als auch der IT-Leiter betonten die vielen Vorteile, die eine intensivere Kundenbetreuung durch Kelio-Berater/innen zu Beginn der Projektimplementierung mit sich bringt. Der Gemeindevorstand erklärt:
In den ersten drei Jahren ist es wichtig, eine Nachbetreuung, Auffrischung und Optimierung der Best Practiceszu haben. Zuletzt hatten wir eine ganze Reihe neuer Richtlinien und mithilfe Ihrer Unterstützung konnten wir eine Reihe von Dingen regeln, um die Einstellungen zu optimieren, insbesondere die Handhabung der neuen Zeitpläne. Dies hat uns ermöglicht, so genau wie möglich zu arbeiten, aber auch so nah wie möglich an den Möglichkeiten, die Ihr Programm Kelio im Hinblick auf unsere Bedürfnisse bietet.
Der IT-Verantwortliche fügt hinzu:
« Die Verwaltung der Schneestangen wurde nach der Integration des Kelio-Systems konzipiert und wir konnten sie in einer der Sitzungen zu Beginn des Jahres mit einem Ihrer Berater installieren. Wir haben heute dank Ihrer Hilfe etwas sehr Einfaches und Effizientes. »
Ein weiterer Punkt, der gemeinsam entwickelt wurde, ist die Erkennbarkeit des noch vor Ort befindlichen Personals, bevor der Gebäudealarm ausgelöst wird, und zwar mithilfe eines Terminals, das mit einem Tablet verbunden ist und sich automatisch aktualisiert.
Ist Kelios Online-Support leistungsfähig?
Als wir auf die Bewertung unseres Online-Support-Tools B-Support zu sprechen kamen, berichtete der Leiter der IT:
Ich schätze es, dass wir unsere Fragen mit Anhängen stellen können, und wenn wir einen Ansprechpartner am Telefon haben, ist er sofort parat. Je nachdem, was ich frage, sehe ich, dass ich nicht unbedingt denselben Ansprechpartner habe und dass ich bei allgemeinen Fragen durchaus immer denselben habe. Der Nachteil ist, dass es online stattfindet und ich die Leute, die ich am anderen Ende der Leitung habe, nicht kenne, aber die Reaktionszeit und die Effektivität sind sehr gut. Die Zeit bis zur Problemlösung ist völlig in Ordnung. Tatsächlich sind es maximal 3 Stunden und in den meisten Fällen, wenn wir diese Frist überschreiten, liegt es eher an uns. Innerhalb eines halben Tages wird uns auf jeden Fall geantwortet.
Die Vorteile einer kombinierten Software für Personalwesen und Zutrittskontrolle
- Die Vorteile einer kombinierten Software für Personalwesen und Zutrittskontrolle
- Zentralisierung der Daten: Ein einziges System verwaltet sowohl die Arbeitszeiten als auch den Zugang zu den Räumlichkeiten
- Vielseitige Lesegeräte: Sie ermöglichen die Anpassung von Zugangsberechtigungen, die Verwaltung von Räumlichkeiten und die Erfassung von Arbeitszeiten
- Verbesserte Arbeitnehmererfahrung: Einfacher Zugang zu ihren Informationen und zur Unternehmensorganisation
