Welche Vorteile hat das Paléo Festival, wenn es eine spezielle Software zur Überwachung von Abwesenheiten verwendet?
Paléo Arts et Spectacles ist ein Verein, der das grösste Open-Air-Festival der Schweiz organisiert, das im Tal der Asse in Nyon stattfindet. Das Festival stellt ein bedeutendes Ereignis in Europa dar, das bis zu einer Viertelmillion Menschen anzieht.
Mit einem Umsatz von 31 Millionen CHF benötigt das Festival 44 Vollzeitstellen, die von 75 Angestellten besetzt sind, zu denen während der sechs Veranstaltungstage bis zu 5400 Freiwillige hinzukommen.
©Paléo Festival - Bertrand Pasche
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Kunden seit
2021
Besondere Merkmale
Das grösste Open Air Festival der Schweiz
Kennzahlen
75 Mitarbeiter auf 44 Vollzeitstellen
Projekttyp
Erfassung von Abwesenheiten
Christophe PILET
Verantwortlich für Finanzen,
Personal und IT
Ausgangssituation beim Paléo Festival
In der Eventbranche ist das Zeit- und Personalmanagement von zentraler Bedeutung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Beim Paléo Arts et Spectacles ist Christophe Pilet, verantwortlich für Finanzen, Personalwesen und IT, seit 21 Jahren ein Schlüsselmitglied des Vereins. Er war an 19 Ausgaben des Festivals beteiligt und spielte eine wesentliche Rolle bei der Implementierung von Kelio. Vor der Einführung von Kelio hatte Paléo ein innerbetriebliches Verwaltungssystem verwendet, das auf Urlaubszetteln und Excel©-Tabellen basierte. Die spezifischen Bedürfnisse des Vereins in Bezug auf die Verwaltung von Urlaubszeiten und Abwesenheiten waren jedoch der Grund für die Suche nach einer effizienteren und detaillierteren Lösung.
Wir kamen irgendwann an die Grenzen des Systems. Ich brauchte einen sehr viel umfassenderen und detaillierteren Einblick in die Fehlzeitenquote. (...) Also begannen wir 2020 mit der Prüfung, ob wir ein entsprechendes Managementsystem einsetzen sollten.
Die Lösung
Für die Personalabteilung, bietet Kelio einen umfassenden und detaillierten Einblick in das Abwesenheitsmanagement, wodurch es leichter wird, potenzielle Probleme zu erkennen und die Urlaubsbewilligung zu optimieren. Herr Pilet erklärt:
Das ermöglicht einen umfassenden und abteilungsweiten Überblick über das Abwesenheitsmanagement (...) und Urlaubsbewilligungen, indem man weiss, wer bereits andere Urlaubstage genommen hat, was dazu führt, dass man diese Urlaubsbewilligungen optimieren kann.
Auch weitere Funktionen empfindet er als nützlich:
« die Nutzung für das Abwesenheitsmanagement für andere Fehlzeitengründe wie Krankheit, da Kelio es uns ermöglicht, einen viel genaueren Fehlzeitenanteil pro Person zu haben als zuvor. »
Auf Verwaltungsseite hat, Kelio den Papierverbrauch reduziert und wertvolle Zeit gespart. Christophe Pilet betont, wie wichtig diese Effizienz der Verwaltung in der heutigen Welt ist: « Papier sparen, Zeit sparen, das ist heutzutage von immenser Bedeutung! »
Welche Vorteile hat die Erfassung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten?
Herr Pilet hebt das positive Feedback der Nutzerinnen und Nutzer:
« Das Feedback der Nutzer ist sehr positiv (...) So kann man auf einen Blick sehen, wie viele Urlaubstage noch übrig sind. »
Darüber hinaus hat Kelio den, Prozess der Beantragung von Abwesenheiten, insbesondere im Krankheitsfall, vereinfacht, sodass die Nutzerinnen und Nutzer einfach einen Antrag mit den erforderlichen Belegen einreichen können.
Ich denke, was neben Urlaubszeiten interessant ist, das ist die Möglichkeit, Anträge auf Abwesenheiten zu stellen. Wenn sie zum Beispiel bei einer Versicherung sind, weil sie einen Unfall hatten, können sie einfach einen Antrag stellen. Ausserdem (...) können sie eine Anlage wie ein ärztliches Attest anhängen und das erleichtert das alles erheblich.
Was spricht für eine HR-Software in der Cloud/SaaS?
Die Kelio Software zur Zeiterfassung wird im SaaS-/Cloud-Modus 24/7 mit einer Internetverbindung gehostet. Der Cloud-Modus bietet einen monatlich gleichbleibenden Mietbetrag für eine optimale Budgetkontrolle. Dies ist übrigens einer der von Christophe Pilet hervorgehobenen Pluspunkte:
Eine Cloud-Lösung bietet uns viel mehr Sicherheit und Stabilität und erspart uns jedes Jahr grosse Investitionen.
Wie gut ist die Qualität der von Kelio Schweiz angebotenen Dienstleistungen?
Herr Pilet, der es gewohnt ist, mit Unternehmen im IT-Bereich zusammenzuarbeiten, berichtet, dass er von der Erfahrung mit den Dienstleistungen von Kelio Schweiz sehr überrascht war. Er betonte, dass er die schnelle Bearbeitung von Problemen sowie die bereitgestellte Dokumentation schätzte. Er war auch mit der Geschäftsbeziehung mit Philippe Turcaud zufrieden, der schnell auf die Anfrage nach einer Änderung der Anzahl der verfügbaren Lizenzen reagierte. Abschliessend betont er, dass auch der Online-Support sehr hilfreich war, um die verschiedenen Anfragen des Paléo Arts & Spectacles Festival zu beantworten.
Wir hatten aus verschiedenen Gründen viele Supportanfragen und haben dabei das Online-Supportsystem genutzt, das sehr gut funktioniert und sehr schnell ist.
©Paléo Festival - Marc Amiguet
Würde Le Paléo eine Erweiterung der Kelio-Lösung in Betracht ziehen?
Als wir über die neuen HR-Module von Kelio V5 sprachen, äusserte er sein Interesse an einem Onboarding-Modul das eine vereinfachte Verwaltung zur Integration neuer Mitarbeiter ermöglichen würde.
Ich wäre sehr interessiert an einem Onboarding-Modul und einer kompletten Verwaltung der Mitarbeiterverwaltung von A bis Z im Vorfeld eines Arbeitsvertrags, welches es ermöglichen würde, alle Dokumente zusammenzufassen, die man für die Erstellung eines Vertrags benötigt, und idealerweise, wenn man die Möglichkeit hätte, eine elektronische Unterschrift zu erhalten, das wäre top.
Auch Verbesserungsvorschläge wie ausführlichere Dashboards wurden genannt, um den Einsatz von Kelio beim Paléo Arts & Spectacles Festival weiter zu optimieren. Aufseiten von Kelio sind dies Neuerungen, an denen wir derzeit arbeiten, um sie demnächst umsetzen zu können. Denn eines unserer Ziele ist es, Kelio noch benutzerfreundlicher zu gestalten, damit ManagerInnen immer mehr Zeit sparen können.
Installierte Software
Die Vorteile einer Software zum Abwesenheitsmanagement
- Sicherheit und Zuverlässigkeit von Abwesenheitsdaten
- Einfachheit für die Benutzer
- Verbessertes HR-Monitoring
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