Comment Orllati améliore sa productivité grâce à un logiciel de gestion des temps 100% dématérialisé ?
Le Groupe Orllati est, avec 900 collaboratrices et collaborateurs, l’un des acteurs majeurs de la construction en Suisse romande, en particulier dans les cantons de Vaud et de Genève. Il est également présent dans les cantons du Valais, de Neuchâtel et de Fribourg.
En vingt ans, ce groupe s’est spécialisé dans le désamiantage, la démolition, le terrassement, les travaux spéciaux mais aussi la géothermie, la rénovation et le génie civil.
Client depuis
2021
Particularités
Solution 100% dématérialisée sur Cloud avec une interface spécifique avec leur ERP
Effectif
900 personnes
Type de projet
Gestion du Temps
Aurélie ZUCCO
Responsable RH & Administration Groupe
Le besoin initial de Orllati
De par son fort développement, le groupe a vu ses effectifs s’agrandir, et cette forte croissance du nombre de personnel sur les différents chantiers rendait le suivi des heures et des absences de plus en plus complexe.
Je souhaitais trouver un progiciel nous permettant de répondre aux exigences de la loi (Ltr) et qui serait un outil de gestion informatisé permettant aux collaborateurs de saisir leur temps de travail.
En 2019, Kelio a participé à un appel d'offres émis par le service informatique du Groupe Orllati, qui présentait des exigences techniques strictes, notamment en ce qui concerne la confidentialité des données. Dans ce contexte, Kelio Suisse a été sélectionnée parmi une liste restreinte d'éditeurs.
La problématique résolue
Après un audit complet, afin de répondre au mieux à leurs exigences techniques et sécuritaires, c’est une solution Kelio 100% dématérialisée accessible sur PC, Mac et Smartphone qui a été proposée. Kelio permet de mettre en place de façon plus lisible et transparente la gestion du télétravail, la gestion des heures passées au bureau et la ventilation des heures passées sur les chantiers. Grâce à la mise en place de Kelio, Orllati a bénéficié d’un outil prenant en charge les différents calendriers de jours fériés, la gestion des droits aux congés, les demandes d’absences (vacances, maladie, formation…), la validation de ces absences, le suivi des heures supplémentaires ainsi que les statistiques RH.
De quelle manière Orllati a pu avoir une solution correspondant au plus près à leurs préférences ?
La deuxième étape du projet a été la démonstration fonctionnelle puis plusieurs démonstrations ont été réalisées sur site, pour affiner les besoins et rassurer les utilisateurs et utilisatrices de l’adéquation de l’outil. L’ergonomie et la facilité de prise en main de l’outil Kelio ont fini de convaincre le Groupe Orllati en 2021. Pour une meilleure synchronisation des données utilisateurs, une interface avec l’ERP MS 2000 a également été réalisée.
Durant la démonstration fonctionnelle réalisée par votre commercial Philippe Turcaud, j’ai apprécié la simplicité de votre solution.
Comment s’est déroulée la mise en œuvre de Kelio ?
L’import des salariés sur la base de données s’est effectué en ligne. Plusieurs jours de prestations sur site ont été nécessaires pour mettre en place toutes les règles de calculs dont ils avaient besoin (temps de pause, droit au congés, gestion des heures positives et négatives, worflow de validation). Les alertes sur les compteurs ont été ajustées et automatisées rapidement. Chaque profil d’accès à la plateforme (RH – Manager – Collaborateur) a été testé et validé en interne. La mise en place d’un tel outil nécessite un accompagnement au changement et l’implication des cheffes et chefs de service ainsi que du personnel est primordiale.
Le déploiement s’est bien passé avec Valérie De Matos, une collaboratrice sympathique. En 3 semaines, nous avons été opérationnels et nous jugeons la qualité des réponses apportées par le service de support excellente.
Après une période de test qui a été concluante, Kelio a été déployé et mis à disposition du personnel. Fort de ce bon démarrage, le système a été étendu en 2021 de 200 à 250. Kelio permet d’évoluer rapidement, tant au niveau des besoins fonctionnels que de l’augmentation du personnel à gérer. Grâce à la solution SaaS, l’extension de licence ou l’adaptation des paramétrages se font à distance et de façon instantanée. Cette flexibilité d’utilisation permet aux RH d’être autonomes. Ils peuvent faire des demandes de support en ligne via notre outil BSupport, dont la qualité des réponses apportées a été qualifié par Madame Zucco d’excellente. Ils sont aussi indépendants dans leur demande de mise à jour et ne dépendent pas du service IT pour les réaliser. La gestion des back-up, les mises à jour, et les problèmes de sécurité sont gérés par une équipe de techniciens et techniciennes Kelio. Cette agilité permet de soulager les équipes du service informatique du Groupe Orllati qui ne sont plus sollicitées à chaque demande de service.
Quels bénéfices amènent la mise en place d’un logiciel de gestion du temps ?
Au quotidien, le logiciel Kelio permet à Orllati d’avoir une bonne vision des temps de travail, un meilleur suivi des présences et absences et représente un réel gain de temps pour les ressources humaines.
En comparaison avec notre ancien système, j’estime avoir gagné la moitié des ressources qui étaient nécessaires pour faire ce travail auparavant. C’est pourquoi je recommande la solution Kelio aux entreprises souhaitant améliorer leur gestion du temps.
Quant à leur personnel, de manière générale, il a bien accueilli la mise en place de ce système car il a permis à toutes et tous d’optimiser le suivi de leurs données relatives au temps de travail.
Les + d'un logiciel en gestion des temps
- Gestion claire des horaires selon l’emplacement des salariés pour une organisation optimale
- Suivi en temps réel facilité par une solution dématérialisée et conviviale
- Efficacité RH améliorée par une gestion du temps fluide et optimisée
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