Wie steigert Orllati seine Produktivität mithilfe einer 100% papierlosen Zeiterfassungssoftware?
Die Orllati-Gruppe ist mit 900 Beschäftigten einer der wichtigsten Akteure im Baugewerbe in der französischsprachigen Schweiz, insbesondere in den Kantonen Waadt und Genf. Das Bauunternehmen ist auch in den Kantonen Wallis, Neuenburg und Freiburg vertreten.
In den letzten 20 Jahren hat sich die Gruppe auf Asbestsanierung, Abbruch, Erdarbeiten, Spezialprojekte, aber auch auf Geothermie, Sanierung und Tiefbau spezialisiert.
Kunde seit
2021
Besonderheiten
100% Cloud-basierte Lösung mit einer spezifischen Schnittstelle zu ihrem ERP-System.
Anzahl der Mitarbeiter
900 Beschäftigte
Art des Projekts
Zeiterfassung
Aurélie ZUCCO
Managerin HR & Administration der Orllati-Gruppe
Der ursprüngliche Bedarf von Orllati
Durch das starke Wachstum der Gruppe hat sich die Belegschaft vergrössert. Diese starke Zunahme der Anzahl von Mitarbeitern auf den verschiedenen Baustellen machte die Überwachung der Stunden und Abwesenheiten zunehmend komplizierter.
Ich war auf der Suche nach einem Softwarepaket, das uns hilft, die gesetzlichen Vorschriften (ArG) einzuhalten. Gleichzeitig sollte es als computergestütztes Management-Tool den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen.
Kelio nahm 2019 an einer Ausschreibung der IT-Abteilung der Orllati Gruppe teil. Die technischen Anforderungen waren hoch, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz. Vor diesem Hintergrund wurde Kelio Schweiz aus einer Liste von wenigen Softwareanbietern ausgewählt.
Die Lösung des Problems
Nach eingehender Prüfung wurde Kelio als 100% digitale Lösung empfohlen, die über PC, Mac und Smartphone zugänglich ist und die technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen erfüllt. Ob Verwaltung der Telearbeit, der im Büro verbrachten Stunden oder die Verteilung der Stunden, die auf den Baustellen verbracht wurden – mit Kelio lassen sich diese Aufgaben leicht verständlich und transparent darstellen. Mit Kelio erhielt Orllati ein Tool, das die verschiedenen Feiertagskalender, die Verwaltung von Urlaubsansprüchen, die Abwesenheitsanträge (Urlaub, Krankheit, Schulung...), die Genehmigung dieser Abwesenheiten, die Übersicht über die Überstunden und die Erstellung von Personalstatistiken unterstützt.
Wie erhielt Orllati eine Lösung, die den Unternehmensanforderungen am besten entspricht?
Die zweite Phase des Projekts war die Demonstration der Funktionsweise. Anschliessend wurden mehrere Vorführungen vor Ort durchgeführt, um die jeweiligen Erfordernisse zu präzisieren und die Anwender und Anwenderinnen von der Eignung des Tools zu überzeugen. Schliesslich überzeugten die Ergonomie und die einfache Handhabung des Kelio-Tools die Orllati-Gruppe im Jahr 2021. Um eine bessere Synchronisierung der Anwenderdaten zu gewährleisten, wurde auch eine Schnittstelle zum ERP MS 2000 eingerichtet.
Bei der von Ihrem Vertriebsmitarbeiter Philippe Turcaud durchgeführten Funktionsvorführung überzeugte mich sofort die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Lösung.
Wie verlief die Implementierung von Kelio?
Der Import der Mitarbeiterdaten in die Datenbank erfolgte online. Es waren mehrere Tage vor Ort erforderlich, um alle benötigten Rechenregeln zu implementieren (Pausenzeiten, Urlaubsanspruch, Verwaltung von Plus- und Minusstunden, Worflow für die Genehmigung). Die Warnmeldungen für die Konten waren schnell eingerichtet und automatisiert. Jedes Zugangsprofil zur Plattform (HR - Manager - Mitarbeiter) wurde intern getestet und genehmigt. Die Implementierung eines solchen Tools bedeutet Veränderungen und erfordert neben einer Unterstützung auch die Einbeziehung der Führungskräfte und des Personals.
Die Umsetzung verlief gut dank der Unterstützung von Valérie De Matos, einer sehr sympathischen Mitarbeiterin. Wir waren nach drei Wochen startklar. Die hohe Antwortquote und die Qualität des Supports sind ausgezeichnet.
Nach einer erfolgreichen Testphase wurde Kelio in Betrieb genommen und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Das System ist gut angelaufen und wurde 2021 von 200 auf 250 erweitert. Kelio erlaubt eine schnelle Skalierung, sei es in funktionaler Hinsicht oder angesichts der zunehmenden Zahl der zu verwaltenden Mitarbeiter. Als SaaS-Lösung bietet Kelio die Möglichkeit, online die Nutzungslizenz zu verlängern oder die Einstellungen anzupassen. Diese Flexibilität in der Anwendung bedeutet für die Personalabteilung ein hohes Mass an Autonomie. Die Mitarbeiter können über unser BSupport-Tool online Supportanfragen stellen. Die Leistung des Supports und die Qualität der Antworten sind nach Ansicht von Frau Zucco ausgezeichnet. Auch bei der Durchführung von Updates sind die Mitarbeiter unabhängig und nicht auf die IT-Abteilung angewiesen. Die Verwaltung von Backups, die Durchführung von Updates und die Lösung von Sicherheitsproblemen werden von einem Team von Kelio-Technikern und -Technikerinnen übernommen. Diese Agilität entlastet die IT-Teams der Orllati-Gruppe, die nicht mehr bei jeder Serviceanfrage hinzugezogen werden müssen.
Was bringt die Einrichtung einer Zeiterfassungssoftware?
Die Kelio-Software verschafft Orllati im Tagesgeschäft einen guten Überblick über die Arbeitszeiten, eine bessere Überwachung der An- und Abwesenheiten und bedeutet eine grosse Zeitersparnis für die Personalabteilung.
Verglichen mit unserem alten System würde ich sagen, dass wir die Hälfte der Ressourcen, die vorher für diese Arbeit benötigt wurden, eingespart haben. „Deshalb empfehle ich die Kelio-Lösung allen Unternehmen, die ihr Zeitmanagement optimieren möchten.
Die Belegschaft hat die Einführung des Systems grundsätzlich gut aufgenommen, denn so haben alle die Möglichkeit, ihre Arbeitszeitdaten besser zu verfolgen.
Die Pluspunkte einer Zeiterfassungssoftware
- Klare Verwaltung der Arbeitszeiten je nach Aufenthaltsort der Mitarbeiter für eine optimale Organisation.
- Einfache Überwachung in Echtzeit dank einer digitalen und benutzerfreundlichen Lösung.
- Höhere Effizienz im Personalwesen durch ein flüssiges und optimiertes Zeitmanagement
Weitere Erfahrungsberichte lesen
