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  • Planifier ses vacances en entreprise, comment éviter les prises de tête ?
 

Les vacances scolaires et horlogères arrivent à grand pas ! Le boom de la parahôtellerie et un intérêt croissant pour un tourisme plus local semblent se profiler. Pour en profiter également, il est nécessaire de planifier dans un premier temps ses jours de congé et ce, si possible, en harmonie avec les souhaits de son employeur et des autres collaborateurs.

La planification des vacances

C’est pourquoi, planifier ses vacances, n’est pas toujours simple, surtout dans une équipe comprenant de nombreux collègues ayant des intérêts divers et variés. De plus, en tant qu’employeur, refuser une demande de vacances est bien souvent délicat... Mais avant de se pencher sur la planification de ces moments de repos, voyons tout d’abord l’origine des vacances d’un point de vue historique et dans le droit suisse.

Histoire et définition des vacances

C’est à la fin du 19ème siècle que le terme « vacances », pour le français du latin vacans (absent, vide) et pour l’allemand feriae, apparaît dans le vocabulaire. Cela désigne le temps de repos accordés aux personnes actives. Dans le droit du travail, les vacances correspondent à une interruption de l’activité professionnelle de l’employé pendant un nombre de jours consécutifs déterminé à l’avance et chômés mais qui sont payés par son employeur. Ce droit est étroitement lié au développement industriel, et ce, surtout depuis les années 1870 où la durée du travail devient de plus en plus cadrée. Changements des modes de travail et donc instauration également d’un certain niveau d’aisance mais aussi notions de santé ainsi que de détente fondées sur l’hygiène amènent à l’essor du tourisme. De ces différents éléments naquis un secteur de la vie strictement privé mais lié à l’intérêt consensuel de la collectivité qui se préoccupait surtout de la prévoyance sanitaire (santé publique, prévention individuelle des maladies, etc.). Ce fut la base de l'inscription dans le droit public du droit aux vacances (Schumacher, 2015).

Quel est mon droit aux vacances ?

Dans le cadre légal suisse, les employeurs doivent à minima octroyé quatre semaines de vacances à leurs collaborateurs, cinq pour ceux ayant moins de 20 ans ainsi que généralement pour les plus de 50 ans également. Selon son contrat de travail, ces semaines peuvent être imposées d’après les fermetures annuelles de l’entreprise ou les souhaits des employés. Faut-il encore que ces derniers puissent être réalistes par rapport aux objectifs de leur entreprise.

Quels sont les points importants à prendre en compte pour organiser les vacances en entreprise au mieux ?

Il est primordial que vous ayez une vision claire de ce que votre employeur attend de vous et de votre équipe afin d’éviter de prendre vos vacances tous en même temps et/ou à des périodes pas adéquates. Pour ce faire, il est utile d’avoir un aperçu dans son espace personnel de l’ensemble des jours d’absence de vos collègues. En cas de fermetures annuelles, le plus simple reste que le manager bloque ces périodes au début de l’année. Il peut aussi paramétrer dans le système de gestion du temps un délai de prévenance. De ce fait, le planificateur peut indiquer au logiciel qu’il souhaite que les collaborateurs posent des demandes d’absences dans un délai qu’il choisit lui-même avant l’échéance. Cela lui permet de plus facilement gérer le planning et éviter de devoir refuser régulièrement des demandes pour les mêmes motifs. En tant que collaborateur, quand on pose une demande d’absence, il est pratique d’avoir le solde qui s’adapte directement selon les demandes qui ont déjà été acceptées par le manager mais également selon celles qui sont en attente et donc, d’avoir un aperçu prévisionnel à côté du calendrier personnel. Ainsi, vous savez exactement où vous en êtes et pouvez réserver votre séjour la conscience tranquille. Dans le cas où vous auriez posé plus de demandes d’absences que celles auxquelles vous auriez droit, un progiciel en gestion des temps efficace vous alertera ou bloquera votre demande, voire les deux à la fois. Qui plus est, il est plus accommandant d’organiser ses vacances avec les personnes concernées par ces dernières à vos côtés. C’est pourquoi, planifiez-les à la maison ou sur une terrasse avec votre famille et/ou vos amis à vos côtés ! Comment ? En vous connectant à votre système de gestion des temps hébergé en mode Saas. Consultez notre article dédié à la thématique du Cloud pour en savoir davantage.

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Refus de vacances : comment le (faire) comprendre bienveillamment ?

La résilience et l’adaptabilité sont de plus en plus demandées dans les structures professionnelles. Néanmoins, même si rien ne remplace une bonne communication interne, c’est-à-dire mettant les besoins humains en son centre, des moyens technologiques aident aussi à développer cela. Par exemple, au lieu d’uniquement refuser la demande du collaborateur, le planificateur peut justifier son refus au travers d’un espace commentaire, notamment en expliquant les besoins en terme d’effectifs qui ne seraient pas couverts. Pour ce faire, le manager vérifie le nombre de jours de vacances qu’il reste à son équipe ce qui peut aider le collaborateur à mieux saisir son refus. Suivant la politique interne à l’entreprise, il est aussi possible de faire en sorte que le logiciel reporte le solde de vacances restant d’une année à l’autre ou pas. Dans le deuxième cas, il est important que le collaborateur soit formellement au courant qu’il a l’obligation de faire valoir l’ensemble de son droit aux vacances durant l’année.

Est-il facile d’intégrer ces bonnes pratiques quant aux demandes d’absence dans ma structure professionnelle ?

Oui l’équipe de Bodet Suisse possédant plus de 30 ans d’expériences dans le domaine des progiciels RH est là pour vous aider à mettre cela en place dans votre entreprise. Cela peut être en installant le logiciel Kelio ou en adaptant le vôtre. Cela implique d’y souscrire l’option de l’espace personnel et y ajouter les licences users nécessaires. Notez qu’afin de bien maîtriser l’étendue des options offertes, une formation vous sera également fournie.

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